Wie viel kostet es Ihr Unternehmen, das zu automatisieren, was es nicht braucht?

Technologie verspricht, fast jedes Unternehmensproblem zu lösen. Doch Prozessautomatisierung führt nicht immer zu besseren Ergebnissen, wenn Unternehmen unnötige Aktivitäten beibehalten.

Systeme, die Informationen integrieren. Plattformen, die Aktivitäten automatisieren. Künstliche Intelligenz-Werkzeuge, die in Minuten Aufgaben ausführen können, für die früher Stunden benötigt wurden.

Angesichts dieser Möglichkeiten scheint die Frage unvermeidlich: Welche Technologie sollte ein Unternehmen einführen, um produktiver zu sein?

Während der dritten Unterhaltung von Líder Roundtable, organisiert von Líder Empresarial in Aguascalientes mit Führungskräften großer Unternehmen, kam jedoch eine viel unangenehmere Frage auf:

Was ist, wenn wir investieren, um eine Arbeit schneller zu erledigen, die wir gar nicht mehr leisten sollten?

Ein Problem zu digitalisieren bedeutet nicht, es zu lösen

Eines der während des Gesprächs geteilten Beispiele stammte aus einem Dienstleistungsbetrieb für die Industrie.

Die Dokumentation derselben Person wurde von verschiedenen Bereichen angefordert und verwaltet. Personalakten, Zugangskontrollen, Sozialversicherungsdaten und Kundenanforderungen generierten multiple Dateien mit praktisch identischen Daten.

Jeder Fachbereich hatte seine eigenen Verfahren.

Jeder Prozess verbrauchte Zeit.

Und jede Aktivität schien notwendig, weil sie schon immer so gemacht wurde.

Die Lösung begann nicht mit der Einstellung von mehr Personal oder dem sofortigen Erwerb eines ausgeklügelten Systems.

Zuerst musste anerkannt werden, dass es mehrere Versionen desselben Prozesses gab.

Dann kam die Möglichkeit, die Informationen zu konzentrieren und zu digitalisieren.

Der Fall spiegelt einen grundlegenden Unterschied wider: Die Automatisierung von doppelten Aktivitäten kann deren Ausführung beschleunigen, aber die Eliminierung der Duplizierung ermöglicht die Rückgewinnung von Ressourcen, die zuvor für unnötige Arbeit eingesetzt wurden.

Wenn die ausgeklügeltste Technologie nicht die beste ist

Große Organisationen verfügen in der Regel über größere Budgets für Investitionen in die digitale Transformation.

Die Verfügbarkeit von Ressourcen garantiert jedoch nicht, dass jede Anschaffung einen Mehrwert generiert.

Während des Roundtables wurden Erfahrungen mit robusten und teuren technologischen Werkzeugen geteilt, die durch einfachere Lösungen ersetzt wurden.

Der Grund?

Ein wichtiger Teil ihrer Funktionalitäten wurde nie genutzt.

Dieses Phänomen birgt ein häufiges Risiko bei unternehmerischen Entscheidungen: die Verwechslung von technologischer Kapazität mit operativem Bedarf.

Ein System kann Dutzende von Funktionen, Integrationen und Automatisierungsmöglichkeiten bieten, aber wenn das Unternehmen nur einen kleinen Teil davon nutzt, können die Kosten dieser Komplexität seine Vorteile übersteigen.

Das beste Werkzeug ist nicht unbedingt das, das die meisten Dinge tut.

Es ist das, das das Problem, dem sich die Organisation stellen muss, angemessen löst.

Prozessautomatisierung: Erst hinterfragen, dann investieren

Das Gespräch ergab eine Reihenfolge, die elementar erscheinen mag, aber entscheidend ist, um unproduktive Investitionen zu vermeiden.

Diese Notwendigkeit, Verfahren vor einer Investition zu überprüfen, taucht auch in den Empfehlungen von auf, die die Bedeutung der Identifizierung von Chancen, des Verständnisses von Arbeitsabläufen und der Festlegung messbarer Ziele vor der Implementierung neuer Werkzeuge hervorheben.

Bevor sie automatisieren, müssen Unternehmen verstehen, wie ein Prozess tatsächlich funktioniert.

Identifizieren Sie dann, welche Aktivitäten Wert schaffen und welche eliminiert werden können.

Der nächste Schritt besteht darin, das, was bestehen bleiben muss, zu vereinfachen und zu standardisieren.

Nur dann ist es sinnvoll zu bewerten, welche Technologie die Ausführung verbessern kann.

Investitionen vor Abschluss dieser Überprüfung können dazu führen, dass eine Organisation veraltete Verfahren digitalisiert, unnötige Kontrollen beibehält oder Fehler mit höherer Geschwindigkeit reproduziert.

Die Ankunft der künstlichen Intelligenz macht diese Überlegung noch relevanter.

Die Leichtigkeit der Integration neuer Werkzeuge kann Druck erzeugen, sie schnell zu übernehmen, auch wenn keine Klarheit über das zu lösende Problem besteht.

Aber künstliche Intelligenz zu haben, ist an sich keine Produktivitätsstrategie.

Der Return on Investment liegt auch im Wegfall

Technologische Entscheidungen werden in der Regel durch Indikatoren für Einsparungen, Zeitreduzierung oder Kapazitätserhöhung gerechtfertigt.

Es gibt jedoch eine weitere Variable, die Aufmerksamkeit verdient: Wie viel unnötige Arbeit entfällt für das Unternehmen.

Die Eliminierung einer doppelten Erfassung kann Verwaltungszeit wiederherstellen.

Die Konzentration von Informationen kann Fehler reduzieren und die Abfrage erleichtern.

Die Vereinfachung einer Genehmigung kann Entscheidungen beschleunigen.

Und die Überprüfung eines vollständigen Verfahrens kann ergeben, dass die beste Lösung keine neue Plattform erfordert, sondern eine Änderung der Arbeitsweise.

Daher sollte der Return on Investment nicht nur anhand der von einem Werkzeug bereitgestellten Funktionen bewertet werden, sondern auch anhand der Aktivitäten, die es ermöglicht zu eliminieren.

Produktivität braucht nicht immer mehr Technologie.

Manchmal braucht sie weniger Komplexität.

Die dritte Unterhaltung von Líder Roundtable hinterließ eine besonders relevante Überlegung für große Unternehmen:

Bevor man fragt, wie viel die Automatisierung eines Prozesses kostet, sollte die Geschäftsleitung fragen, wie viel es kostet, ihn aufrechtzuerhalten.

Denn vielleicht ist die profitabelste Investition nicht der Kauf eines neuen Werkzeugs, sondern die Erkenntnis, dass ein Teil der Arbeit nie hätte existieren dürfen.